fbpx

Program nie tylko do mierzenia czasu pracy.

with Brak komentarzy
efektywne mierzenie czasu pracy
W swojej pracy jako wirtualna asystentka wykorzystuje wiele narzędzi do planowania zadań i komunikacji z klientem. Jednym z najważniejszych jest dla mnie program do mierzenia czasu pracy WorkTime.

Z programem zetknęłam się mniej więcej rok temu, kiedy dopiero wchodził na rynek i od tego czasu jest to narzędzie, z którym się nie rozstaję i bez którego nie wyobrażam sobie życia.  

Wcześniej co prawda próbowałam innych programów do pomiaru czasu pracy, ale żaden nie przypadł mi do gustu tak jak ten.

Dlaczego WorkTime jest dla mnie idealny?

Tu mogłabym wymieniać naprawdę długą listę jego zalet, ponieważ program ten ma naprawdę wiele funkcjonalności umożliwiających nie tylko mierzenie czasu pracy, ale i planowanie zadań, dzielenie prac z zespołem, ustalanie stawek kosztów, ryczałtów, limitów  a przede wszystkim raportowanie na wszelkie możliwe sposoby.

Skupię się tu jednak na funkcjach, z których korzystam i które najbardziej przypadły mi do gustu.

Mierzenie czasu pracy

WorkTime daje możliwość w łatwy i szybki sposób pomiaru nie tylko wykonywanych dla klienta zadań, ale zadań wykonywanych w ramach swojej firmy takich jak pisanie i planowanie artykułów, szkolenia, czas poświęcony na reklamę. Dodatkowo oprócz zadań możemy też mierzyć czas rozmów telefonicznych. Dostęp do programu mamy zarówno z poziomu komputera, jak i aplikacji mobilnej co znacznie ułatwia rejestrowanie.  I ważna uwaga! Program rozróżnia czas zliczony od czasu rozliczonego. Polega to na tym, że  zliczasz czas przeznaczony np. na myślenie nad projektem lub rozmowę telefoniczną z klientem, ale nie musisz ująć go w raporcie do rozliczenia. Możesz go wykazać jako czas spędzony nad projektem, ale nie wliczony w koszty pracy. Tak zwana wartość dodana dla klienta.

strona gł 1 300x173 - Program nie tylko do mierzenia czasu pracy.

 

Zadania, czynności, kalendarz

WorkTime to nie tylko program do mierzenia czasu pracy, ale rozbudowane narzędzie do planowania i zarządzania zadaniami. Możemy ustawić tu zadania, przypisać je do klienta ustawić priorytet, termin wykonania oraz na bieżąco monitorować postępy. Mamy do dyspozycji kalendarz, który w najbliższym  czasie będzie można zintegrować z kalendarzem Google. Dla mnie jednak najbardziej przydatne i znacznie ułatwiające pracę jest ustalenie czynności najczęściej powtarzających się i szybkie przyporządkowanie ich do klienta. I tak mam tutaj np. “publikowanie treści”, “aktualizację wtyczek” i “backup strony”, “reklama”, czy “optymalizacja SEO”.  

Mamy również możliwość tworzenia różnych projektów dla danego klienta.

Zadania w WorkTime

Czynności w WorkTimekalendarz w WorkTime

Stawki przychodów / ryczałty

Funkcją kluczową dla programu do mierzenia czasu pracy jest ustalenie stawek dla klienta.  WorkTime daje możliwość wprowadzenia stawek godzinowych z podziałem na różne stawki dla każdego klienta/projektu oraz ryczałtów. Ryczałty możemy ustalić na  konkretną ilość godzin np 600zł za 15 rbh, ograniczyć czasowo oraz rozróżnić stawki w ryczałcie i poza nim. Czyli np stawka w ryczałcie wynosi 40zł/rbh a ponad ryczałt 45zł.

Autorzy programu pracują nad możliwością rozróżnienia stawek w określonych godzinach. Czyli np. ustalamy sobie, że w godzinach od 7-15 nasza stawka wynosi 40zl/rbh a poza tymi godzinami już 50zł.

 

ryczałty WorkTime

Raporty / wykresy /analizy

Kolejna funkcja, która stawia ten program w czołówce time trackerów. Mamy tu naprawdę dużą możliwość analizy zliczonych godzin i przedstawienie raportów za pomocą bardzo czytelnych wykresów.

Wykresy

Bardzo ciekawą i przydatną dla mnie funkcją jest możliwość sprawdzenia, ile godzin w danym dniu pracowałam i dla jakiego klienta. I co w tym takiego dziwnego? Przecież to normalne,  program do mierzenia czasu pracy pokazuje właśnie takie dane. Tak, ale nie każdy w tak przejrzysty sposób. Przy pomocy jednego kliknięcia  (no może dwóch) możemy błyskawicznie sprawdzić ilość godzin przepracowanych “dziś”, “wczoraj” i w wybranym z kalendarza dniu. Podobnie za pomocą kilku kliknięć, bez generowania skomplikowanego raportu,  możemy szybko sprawdzić, ile już godzin przepracowaliśmy dla danego klienta w bieżącym miesiącu. Ta opcja jest szczególnie przydatna, gdy klient pyta ile jeszcze zostało mu godzin do wykorzystania. Wszystko to jest przedstawione za pomocą czytelnych kolorowych wykresów. Dzięki temu na pierwszy rzut oka widzimy, któremu klientowi poświęciliśmy najwięcej czasu.  

 

klienci -prace WorkTime

raporty WorkTime

Zestawienia i raporty

Czyli dokumenty, na podstawie których rozliczam się z klientami. I tu również WorkTime daje nam wiele możliwości. Możemy wygenerować raport zawierający czas rozliczony i czas zmierzony (jeśli nie wszystkie czynności chcemy policzyć klientowi). Znajdziemy tu czynności, stawkę,  koszty pracy wraz z czytelnym podsumowaniem. Jeśli rozliczamy się ryczałtowo i mamy inne stawki w ryczałcie i poza nim, program podzieli nam odpowiednio godziny i wykaże w raporcie liczbę godzin w ryczałcie i ponad ryczałt. Oczywiście wszystko to w kilka sekund i w postaci czytelnej tabeli.

 

raporty WorkTime

 

Co daje WorkTime wirtualnej asystentce?

Oprócz wymienionych wyżej korzyści ważny dla mnie jest pomiar czasu pracy ze względu na możliwość określenia czasu, jaki zajmują mi poszczególne zadania. Mogę na przykład  określić, ile zajmuje mi tygodniowo/ miesięcznie prowadzenie np. profili na Facebooku, tworzenie strony internetowej lub tworzenie grafik. Na tej podstawie jestem w stanie podać w przybliżeniu stawkę i odpowiedzieć klientowi na pytanie ile będzie kosztować np. stworzenie strony internetowej czy obsługa kont w mediach społecznościowych.

To oczywiście tylko niektóre z funkcji programu WorkTime jest ich o wiele więcej. Zachęcam do sprawdzenia i przekonania się “na własnej skórze”.

Pełny opis znajdziecie TUTAJ 

Program można testować przez miesiąc zupełnie za darmo, później plany taryfowe to koszt od 15zł miesięcznie.