fbpx

Jak delegować zadania wirtualnej asystentce? Przewodnik.

with Brak komentarzy

jak delegować zadania wiertualnej asystentce

O tym, jakie zadania można oddelegować wirtualnej asystentce, pisałam w poprzednim artykule. Dziś chciałam poruszyć nie mniej ważny temat, który niejedną osobę powstrzymuje przed delegowaniem zadań. Mianowicie, jak delegować zadania wirtualnej asystentce.

 

W tym artykule postaram się rozwiać wszystkie wątpliwości i odpowiedzieć na pytania:

 

Jak krok po kroku sprawnie przekazać część obowiązków?

Co będzie Ci potrzebne?

Jak się do tego przygotować?

Z jakich programów korzystać?

 

Zanim jednak przejdę do odpowiedzi na powyższe pytania, chciałam Cię uspokoić: zatrudniając wirtualną asystentkę, zatrudniasz osobę, która ma wiedzę i to często znacznie większą od Twojej. To, nad czym męczysz się codziennie i czego być może szczerze nienawidzisz lub co zajmuje Ci zdecydowanie zbyt wiele czasu, asystentka wykona szybko i może nawet dokładniej niż Ty. Oprócz umiejętności i wiedzy asystentka ma często do dyspozycji szereg narzędzi, które ułatwiają jej pracę i sprawiają, że nie musi wyważać otwartych drzwi (tak często to słyszę od moich klientów). 🙂

Jeśli więc chcesz oddelegować np. prowadzenie kont w mediach społecznościowych, nie musisz instruować swojej wirtualnej asystentki, jak dodać post, stworzyć do niego grafikę, jakie godziny publikacji będą najlepsze i gdzie szukać zdjęć z darmową licencją, ponieważ kompetentna wirtualna asystentka jest na bieżąco z nowinkami i nowościami, co więcej, często potrafi zaproponować Ci rozwiązanie, które jeszcze niedawno nie było dostępne i o którym nie miałaś pojęcia.

 

Jak delegować zadania wirtualnej asystentce?

  1. Przygotuj listę zadań, które chcesz i możesz oddelegować (jeśli nie wiesz, co możesz oddelegować zajrzyj do tego artykułu)

Jeśli już masz taką listę zadań, poszukaj odpowiedniej kandydatki. Możesz to zrobić, wykorzystując wyszukiwarkę Google, ale polecam zacząć poszukiwania od Facebooka lub serwisu LinkedIn. Większość asystentek ma tam swoje konta i łatwo trafisz na ich strony, porównasz oferty, przeczytasz opinie, rekomendacje, a także zorientujesz się, czy dana osoba Ci odpowiada. Możesz również zacząć poszukiwania od dodania ogłoszenia w specjalnych grupach dla wirtualnych asystentek (lista pod artykułem).

 

  1. Skontaktuj się z wybraną asystentką i upewnij, że może ona wesprzeć Cię w Twojej pracy.

Umów się na rozmowę, (telefon, Skype czy inny komunikator). Upewnij się, że kandydatka ma wystarczająca wiedzę i jest w stanie sprostać wszystkim wypisanym przez Ciebie zadaniom. Zapytaj o dostępność, godziny pracy, czas reakcji na zapytania. Ustal, czy asystentka dysponuje wystarczającym czasem, który może poświęcić Twoim zadaniom. Zapytaj o sposób rozliczenia, czy ma ona swoją firmę, czy jest płatnikiem VAT, czy rozlicza się np. przez serwis Useme. Upewnij się, że rozumiesz ofertę i sposób rozliczeń. Możesz też poprosić o wzór umowy. I wreszcie zastanów się po rozmowie, czy jest między wami chemia 🙂 (spokojnie, chemia powstaje też z czasem, a i bez tego da się wspólnie pracować). Jeśli już wybrałaś, wiesz wszystko i jesteś zdecydowana, przejdź do kroku trzeciego:

 

  1. Wróć do listy zadań do oddelegowania i rozpisz krok po kroku wszystko, co jest istotne przy realizacji tych zadań. Jeśli masz konkretne preferencje odnośnie do sposobu wykonywania zadań, wypisz wytyczne. A jeszcze lepiej nagraj przykładowe wideo – wtedy będziesz pewna, że wszystko zostanie zrobione według ustalonego przez Ciebie schematu.

 

  1. Przygotuj zestaw używanych w firmie fontów, kolorów marki oraz zapewnij dostęp do grafik czy logo.

 

  1. Wygeneruj hasła do kont lub nadaj uprawnienia do zarządzania kontami w mediach społecznościowych, na stronie WWW, w programach mailingowych, graficznych czy do zarządzania zadaniami. O tym, jak dodać uprawnienia i dostępy do kont w mediach społecznościowych pisałam w artykule: Role na stronie, czyli jak nadać uprawnienia do zarządzania kontem.

 

  1. Zastanów się, w jaki sposób będziesz się komunikować ze swoją asystentką. Jakie komunikatory do tego celu wykorzystacie? Czy chcesz być informowana o postępie prac na bieżąco, czy np. raz w tygodniu?

 

  1. Jeśli w trakcie współpracy coś wydaje Ci się niejasne, masz wątpliwości – pytaj, pytaj, pytaj. 🙂

 

  1. Ta zasada obowiązuje obie strony 😉 Twoja asystentka też będzie miała pytania (przynajmniej na początku), i to dużo pytań. 🙂 Przygotuj się, że w pierwszym okresie współpracy będziesz musiała poświęcić sporo czasu, żeby na wszystkie odpowiedzieć. Pamiętaj, tego nie unikniesz, a zadawanie pytań jest konieczne, jeśli współpraca ma być owocna i satysfakcjonująca dla obu stron.

 

A oto kilka konkretnych przykładów, jak delegować zadania wirtualnej asystentce.

 

jak oddelegować prowadzenie kont w mediach społecznościowych?

Jak oddelegować prowadzenie kont w mediach społecznościowych?

 

Przypuśćmy, że chcesz oddelegować prowadzenie kont w mediach społecznościowych, w takim przypadku możemy rozważyć dwie opcje:

 

Opcja 1. Nie masz kont w mediach społecznościowych, nie masz pojęcia o tym, jak założyć i prowadzić profil na Facebooku ani jak prowadzić grupę. Nie masz konta firmowego na LinkedIn czy Instagramie. Zaczynasz od zera. I… chcesz całkowicie przekazać prowadzenie kont swojej wirtualnej asystentce. Wtedy Twoja rola ogranicza się do konsultacji, akceptacji grafik, treści postów, kontentu. Resztę zrobi za Ciebie wirtualna asystentka.

 

Opcja 2. Masz już konta w mediach społecznościowych i prężnie działające grupy, pomysły na kontent i zaangażowanie społeczności. Twoim problemem jest absolutny brak czasu. W tym wypadku delegujesz asystentce tylko niektóre zadania (te najbardziej czasochłonne), takie jak: przygotowanie grafik, planowanie i publikowanie postów. Treści piszesz sama, sama odpowiadasz na zapytania w grupie (chyba że pytania się powtarzają, a asystentka na tyle zna Ciebie i Twoją firmę, że może na pytania odpowiadać).

 

Często osoby boją się delegować prowadzenie kont w mediach społecznościowych, ponieważ obawiają się, że stracą kontakt ze swoją społecznością, jednak pamiętaj – nie wszystkie zadania musisz delegować, to od Ciebie zależy, które z nich oddasz swojej asystentce.

 

Co będzie Ci potrzebne? 

Dostępy do kont w mediach społecznościowych, kolory marki, dostęp do Twoich zdjęć, logo firmy, programów graficznych np. Canva. Jeśli korzystasz z programów do planowania treści typu Hootsuite, to również dostęp do nich.

 

Jak oddelegować prowadzenie newslettera?

 

Podobnie ma się sprawa z komunikacją mailową. Jeśli masz już newsletter i prowadzisz regularną komunikację mailową ze swoimi fanami, możesz po prostu wprowadzić asystentkę w harmonogram publikacji i możecie dalej rozpowszechniać treści według założonego planu. Może być również tak, że to Ty piszesz treści, natomiast Twoja asystentka umieszcza je i planuje ich wysyłkę. Jeśli natomiast nie chcesz zajmować się newsletterem, jego prowadzenie może całkowicie przejąć Twoja asystentka: od planowania treści po harmonogram wysyłki, automatyzację, ustalenie grup, segmentację, dbanie o czystość bazy. Jej również możesz powierzyć tworzenie formularzy spełniających wymogi RODO i umieszczanie ich na stronie.

 

Co będzie potrzebne?

Hasła do logowania w programie mailingowym, kolory marki, fonty, dostęp do grafik, ale również dostęp do konta na YouTubie, jeśli chcesz umieszczać filmy w newsletterze, dostęp do materiałów np. PDF-ów wysyłanych newsletterem.

 

Opieka nad stroną WWW/blogiem

 

Twoja asystentka może się zająć również umieszczenie treści na blogu. Wystarczy, że napiszesz w jakimkolwiek dokumencie tekstowym treść artykułu. Asystentka umieści go na Twojej stronie, zadba o odpowiednie zdjęcia, zoptymalizowanie tekstu pod kątem wymogów SEO.

Asystentka zadba również o aktualizację wtyczek i poprawne funkcjonowanie strony.

Niektóre asystentki mają w swojej ofercie również stawianie  strony od zera, instalowanie motywów, wtyczek, protokołu SLS itp.

To żmudne zajęcie, wymagające czasu, dlatego często jest oddelegowane.

 

Co będzie potrzebne?

Dostęp do strony WWW, fonty i kolory marki, dostęp do zakupionych zdjęć, do aplikacji Canva (lub innego programu, w którym tworzysz grafiki) oraz do konta na YouTubie i hostingu z podkastami. Przyda się również lista słów kluczowych, na jakie pozycjonuje się marka.

 

Prowadzenie konta na YouTubie

 

Jeśli prowadzisz swój kanał na YouTubie, również możesz oddelegować pewne zadania wirtualnej asystentce, np. umieszczenie filmów, które nagrasz na kanale, opisy, tworzenie playlist. Nawet takie prace, jak: wykonanie grafik, dodawanie ekranu końcowego i napisów oraz cała obróbka filmu, możesz zlecić swojej wirtualnej asystentce.

Co będzie potrzebne?

Dostęp do konta na YouTubie, dostępu do aplikacji Canva lub innej, z której korzystasz, kolory i fonty marki.

 

Prowadzenie konta na Instagramie

 

Bardzo często wirtualne asystentki zajmują się prowadzeniem kont na Instagramie. Tutaj w szczególności ważne są zdjęcia, które być może masz lub wykonujesz sama, istotna jest także lista hashtagów, na jakie pozycjonuje się marka.

 

Co będzie potrzebne?

Dostęp do konta na Instagramie oraz hasło dostępu do aplikacji Canva, kolory i fonty marki, lista hashtagów.

 

Podkast

 

Jeśli próbowałaś nagrywać podkasty, to pewnie wiesz, ile pracy to wymaga – od wymyślenia tematu po szukanie odpowiednich gości, przygotowanie skryptu, nagranie, umieszczenie odcinka na stronie WWW, umieszczenie na hostingu. Cześć tych zadań może na siebie przejąć wirtualna asystentka. Należą do nich:

  • wyszukiwanie gości do podkastu, kontakt z nimi, prowadzenie całej korespondencji mailowej;
  • postprodukcja podkastu, czyli edytowanie nagrania, wycięcie wszelkich błędów, dodanie muzyki;
  •  umieszczenie podkastu na stronie hostingodawcy i stronie WWW;
  • opis odcinka oraz promowanie w mediach społecznościowych.

 

Co będzie potrzebne?

Dostępy i hasła do kont hostingowych np. Spreaker, stron internetowych i kont Microsoft oraz dostęp do dżingli, muzyki, grafik i logo.

 

Tworzenie prezentacji, materiałów na kursy, PDF-ów

 

To kolejne zadanie, które możesz delegować wirtualnej asystentce. Możesz przekazać tworzenie wszelkiego rodzaju treści, materiałów na kursy, prezentacji. Wystarczy, że w dowolnej formie przekażesz asystentce treść oraz zdjęcia. Możesz stworzyć ogólny szablon (ramki, wypunktowania, nagłówki, kolory itp.), aby asystentka wiedziała, jak tekst ma wyglądać docelowo, możesz również udostępnić jej wcześniejsze materiały na wzór.

 

Co będzie potrzebne?

Kolory i fonty marki, dostępy do programów graficznych, np. Canva lub innych, których używasz do tworzenia prezentacji.

 

Programy do zarządzania zadaniami

Bardzo ważnym elementem przy współpracy z wirtualną asystentką jest wybranie programu, w którym będziecie planować zadania. Oto kilka najczęściej używanych:

  • Asana,
  • Trello,
  • Nozbe,
  • Todoist.

 

Jeśli masz konto w którymś z tych programów, wystarczy zaprosić wirtualną asystentkę do swojego zespołu. Jeśli nie masz konta – asystentka założy je dla Ciebie.

 

O tym, jak udzielić dostępu do poszczególnych kont czy przyznać role na stronie pisałam w artykule: Role na stronie,  czyli jak nadać uprawnienia do zarządzania kontem. Zajrzyj koniecznie!

 

Wiesz już, jak delegować zadania wirtualnej asystentce? Mam nadzieję, że udało mi się rozwiać Twoje wątpliwości i ułatwić ten pierwszy krok w zatrudnieniu swojej wirtualnej prawej ręki.

Będzie mi miło, jeśli napiszesz w komentarzu, czy ten artykuł był dla Ciebie pomocny. 🙂

 

 

 

GRUPY GDZIE MOŻESZ SZUKAĆ  WIRTUALNEJ ASYSTENTKI

Wirtualna Asystentka – ogłoszenia, informacje, wsparcie – https://www.facebook.com/groups/wirtualnaasystentka/

Wirtualna Asystentka oraz Asystentka – praktyczna wiedza i oferty pracy – https://www.facebook.com/groups/wirtualnaasystentkaa/

 

Fot. photos.icons8.com