Prowadzisz swoją firmę i czujesz, że zaczyna brakować Ci czasu na ogarnięcie wszystkiego? Zastanawiasz się nad skorzystaniem z pomocy, ale nie wiesz, co możesz oddelegować wirtualnej asystentce? W tym artykule znajdziesz odpowiedź.
Dopadła mnie ostatnio klątwa wiedzy. Doskonale wiem, co klient może delegować, jakie zadania mogę od niego przejąć, w czym mogę pomóc i jak zająć się jego firmą. Jest tylko jedno pytanie: czy klient również to wie? Czy klient na pewno ma świadomość, jakie obowiązki może oddelegować wirtualnej asystentce? Ostatnio w pewnym podkaście słyszałam rozmowę na ten temat. Wynikało z niej, że osoby prowadzące swoją działalność online nie mają pojęcia, co mogą delegować i nie wiedzą, jak konkretnie to zrobić.
Jak delegować konkretne zadania krok po kroku opisałam w artykule: Jak delegować zadania wirtualnej asystentce? Przewodnik.
Dziś zaczniemy od początku, czyli od pytania: co właściwie możesz oddelegować?
Zanim jednak przejdę do odpowiedzi na to pytanie, chciałam zwrócić uwagę na bardzo ważną kwestię mianowicie:
Czego nie możesz oddelegować wirtualnej asystentce?
Myślę, że odpowiedź na to pytanie znacznie obniży poziom stresu właścicieli firm, którzy czują potrzebę skorzystania z pomocy, jednak boją się, że przekazując część obowiązków, stracą nad nią kontrolę. Nie musisz delegować wszystkiego, są nawet zadania, których absolutnie nie możesz oddelegować.
Należą do nich:
- Pisanie artykułów branżowych – to Ty jesteś ekspertem w swojej dziedzinie i to Ty dzielisz się swoim doświadczeniem i wiedzą (nikt nie przekaże wiedzy lepiej niż Ty).
- Komunikowanie się ze społecznością – np. odpowiadanie na pytania w grupie na Facebooku (możesz natomiast oddelegować prowadzenie grupy, na pewnych zasadach i pod pewnymi warunkami, o czym później).
- Pisanie postów w mediach społecznościowych – tutaj zasada jest podobna, wszystko zależy od treści publikowanych postów. Jeśli dzielisz się wiedzą ekspercką – oczywiście piszesz samodzielnie, jeśli posty to seria typu: „pokaż nam swoje miejsce w sieci” lub „osiągnięcia tego tygodnia”, wtedy spokojnie możesz zlecić to swojej wirtualnej asystentce.
- Nie zlecisz swojej wirtualnej asystentce przeprowadzenia webinarów, spotkań live czy nagrania podkastów. To musisz zrobić sama. Twoi fani chcą widzieć i słuchać Ciebie.
Myślę, że już wiesz, o co chodzi z tym delegowaniem. Jeśli wirtualna asystentka nie ma wiedzy z Twojej branży, nie napisze za Ciebie artykułu, a w pozornie prostym poście może popełnić błąd. Dlatego lepiej, żebyś to Ty pisała artykuły, również dlatego, że każdy z nas ma swój niepowtarzalny styl wypowiedzi, do którego Twoi fani są przyzwyczajeni i za który Cię kochają.
Czego jeszcze nie musisz delegować?
Nie rezygnuj z zadań, w których czujesz się wyjątkowo dobrze i masz przeświadczenie, że wyrażają one Ciebie, np. tworzenie grafik (mam klientkę, która za nic w świecie nie oddałaby tego zajęcia). Jeśli masz zadania, które uwielbiasz – nie deleguj ich. Spokojnie za to możesz przekazać te, których nie lubisz.
Przykład z życia
Zgłosiła się do mnie klientka, która nie lubiła Facebooka, nie rozumiała, nie znała, po prostu była chora, gdy musiała napisać post. Nie miała zupełnie pomysłu, jak ogarnąć swój fanpage, jakie treści na nim umieszczać, od czego zacząć. Miała za to pokaźną bazę artykułów blogowych. Pierwszą rzeczą, którą zrobiłyśmy, to odświeżyłyśmy treści blogowe (tak, aby były aktualne). Następnie pogrupowałam wpisy, ustaliłam serie tematyczne i zasady publikowania (czy post ma być zachętą do przeczytania artykułu i odsyłać na stronę, czy ma być udostępniony w całości w formie notatki (FB) czy artykułu (LN). Dodatkowo wymyśliłam serie, jakie mogłybyśmy umieszczać na fanpage’u (z minimalnym zaangażowaniem klientki). Zaznaczę jeszcze, że profil tworzyłyśmy praktycznie od zera, klientka nie miała zaangażowanej społeczności, swojego stylu, nie komunikowała się z fanami (i nie chciała tego robić), dlatego od początku mogłam przejąć za nią te zadania.
Jak więc widzisz, nie zawsze jest konieczne bezpośrednie angażowanie się klienta w prowadzenie kont w mediach społecznościowych.
A co z oddelegowaniem prowadzenia grupy na Facebooku?
I tu odpowiem – to zależy. Są dwie opcje: albo grupa, podobnie jak w przypadku mojej klientki, jest tworzona od zera, wtedy wirtualna asystentka może prowadzić taką grupę, komentować, odpowiadać na pytania (oczywiście dobrze by było przygotować z klientem listę najczęstszych pytań i odpowiedzi). Albo grupa już prężnie działa, wtedy asystentka tylko pomaga (natomiast właściciel grupy przedstawia wirtualną asystentkę i uprzedza, że będzie ona pomagać w prowadzeniu grupy). W takim przypadku asystentka stopniowo wdraża się w tematykę i całkowicie lub częściowo przejmuje prowadzenie grupy. Staje się częścią marki, zdobywa zaufanie i sympatię społeczności.
Skoro wiemy już, czego nie można oddelegować, poszukajmy odpowiedzi na pytanie:
jakie zadania można oddelegować wirtualnej asystentce?
Odpowiedź jest prosta: wszystkie te, które nie wymagają eksperckiej wiedzy z Twojej branży, za to mogą to być zajęcia wymagające umiejętności i wiedzy technicznej, której być może nie masz, albo takie, na które nie masz czasu lub zwyczajnie ich nie lubisz. Należą do nich:
- Umieszczanie gotowych artykułów na stronie WWW, przystosowanie ich pod SEO.
- Wyszukanie zdjęć, przygotowanie grafik.
- Planowanie i dystrybucja treści w mediach społecznościowych.
- Prowadzenie kont na Facebooku, LinkedIn, Instagramie, YouTubie.
- Jeśli tworzysz podkasty lub filmy, możesz delegować wirtualnej asystentce wszystko, co nie wiąże się z samym nagraniem treści, czyli: montaż odcinka, umieszczenie go na platformach, opis.
- Prowadzenie newslettera – treści piszesz Ty lub są redystrybuowane.
- Przygotowanie materiałów na kursy online, prezentacji w PDF-ie.
- Stawiane stron WWW, obsługa platform szkoleniowych oraz sklepów.
To tylko niektóre zadania, z jakimi spotykam się w swojej pracy i jakie wykonuję.
Zaznaczę jeszcze, że różne wirtualne asystentki mają różne zakresy działań w zależności od doświadczenia, umiejętności oraz upodobań. Najczęściej w ich ofercie, oprócz wymienionych powyżej, można znaleźć:
- prowadzenie kalendarza,
- organizowanie eventów,
- usługi concierge,
- copywriting,
- tłumaczenia,
- korektę tekstów.
Jeśli zastanawiasz się nad zatrudnieniem wirtualnej asystentki do pomocy, zastanów się nad zagadnieniami:
- jakie zadania możesz, a jakich nie możesz delegować;
- co lubisz, a czego nie lubisz robić w swoim biznesie;
- co umiesz, a o czym nie masz pojęcia.
Jeśli już wiesz, jakie zagadnienia chcesz oddelegować, czas na to, aby zastanowić się nad tym, JAK konkretnie się do tego zabrać. O tym, jak krok po kroku oddelegować poszczególne zadania napisałam w artykule: Jak delegować zadania wirtualnej asystentce? Przewodnik. Sprawdź!
Masz dodatkowe pytania dotyczące delegowania zadań? Zapraszam Cię do kontaktu.
Fot. photos.icons8.com
Najnowsze komentarze